Tips om arkivering

Har ni bestämt er för att bevara er företagshistoria? Ett klokt beslut! Här på Arkivcentrum Dalarna är vi experter på arkivlösningar. Kontakta oss så berättar vi mer och hjälper er att hitta en lösning som passar er.

Men först några smarta tips på vägen!

 

Vad ska man spara?

Korrekt, genomtänk och effektiv arkivering efter en tydlig arkiveringspolicy är skillnaden som gör att du hitta det du behöver, när du behöver det. God arkivering är inte att spara allt, utan att spara rätt.

Några exempel på handlingar som bör bevaras för framtiden:

• • protokoll och protokollsbilagor;
• • bolagshandlingar;
• • årsberättelser;
• • forskningsrapporter;
• • fastighetshandlingar;
• • avtal;
• • korrespondens;
• • personalhandlingar;
• • ekonomiskt material som exempelvis huvudböcker, kassaböcker, bokslut m.m.;
• • fotografier och grafiskt material;
• • prislistor, produktkataloger och andra egna trycksaker.

Helst bör originalen sparas, men när det gäller exempelvis utgående korrespondens så sparas arkivkopior.

Särskilt användbart för marknadsföring är film, fotografier och reklam.

Spara inte allt, utan välj ut guldkornen, de handlingar som är specifika för er verksamhet och som innehåller information som inte kan återskapas på ett meningsfullt sätt. Det ni spar skall kunna berätta er historia.

Vissa handlingar måste sparas enligt lag. Exempelvis bokföringsmaterial behöver enligt nya bokföringslagen 1 januari 2011 sparas endast 7 år. Men tänk på att det kan finnas andra regler som gör att man bör spara informationen längre.

 

Hur ska man spara?

Använd arkivbeständigt papper, arkivpennor och arkivbeständiga toner i kopiatorer och skrivare (SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut – www.ri.se – ger ut listor över godkänt material).

Ta bort gem, gummisnoddar, plastfickor och annat material som kan skada handlingarna.

Ta ut värdefull information på papper, eftersom man inte med säkerhet vet hur digital teknik utvecklas i framtiden. Handlingar som måste sparas digitalt skall sparas i en anpassad e-arkivlösning, inte på CD-R, DVD-R eller diskett!

Tänk på att använda beprövade standarder i val av datahantering.

 

Var skall man förvara?

Arkivlokalen ska ge skydd mot brand, fukt, inbrott och annan oönskad åtkomst. Det ställer krav på byggnadens konstruktion, dragning av el och vatten samt ventilation.

För papper ska temperaturen vara omkring 18 grader (plus/minus 2 grader) och den relativa luftfuktigheten mellan 30 och 40 % (plus/minus 5 %) och så stabil som möjligt. Stora svängningar i klimat sliter på handlingarna och förkortar deras livslängd.

Andra informationsbärare, som exempelvis magnetband och film, kräver speciella förhållanden.